Wzorem dokumentu możemy określić jakikolwiek wzorzec, na podstawie którego był stworzony inny dokument. Wykorzystanie wyżej wspomnianego schematu w znaczny sposób pozwala skrócić okres tworzenia dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, mamy możliwość także zminimalizować sytuacje wystąpienia przekłamań w dokumencie, który wystawiamy.
Charakterystycznym typem aktu prawnego, jest dokument rachunkowy, jaki tworzy się w sytuacji utrwalenia pisemnie
procesów gospodarczych, jakie tworzą się między określonymi podmiotami bądź stronami. Niniejszy dokument często tytułowany jest dowodem, bo na jego zasadzie możemy dochodzić swoich roszczeń zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed specjalnie do niniejszego celu przeznaczonym organem kontroli czy organem wykonawczym.
I tak też możemy podzielić je na:
• Zewnętrzne obce - wystawione przez kontrahentów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują wcześniej dokonane zapisy wg nowych wymagań systematyzujących,,
• Zastępcze – wystawione do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, będą to na przykład obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i przekazane w prawidłowym brzmieniu klientowi
• Korygujące.
Dowody rachunkowe odgrywają istotną funkcję również jako fundament zeznania finansowego oraz źródło analizy ekonomicznej. Winny być współmierne z tokiem operacji gospodarczej, stąd też nie powinny mieć w żadnym wypadku przekłamań, przeróbek lub prób usunięcia informacji. Dokument z powyższymi zmianami można w bardzo prosty sposób podważyć.
Dowód rachunkowy musi posiadać między innymi:
• Czas zdarzenia i datę stworzenia dowodu rachunkowego,
• Opis działania, jego wartość, jednostki,
• Sygnatury osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
• Sprecyzowany rodzaj dowodu,
• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu
• Zapis potwierdzający weryfikację i zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód musi zostać sporządzony w sposób jasny i zrozumiały dla obu stron, ale również dla organów kontroli, ale również musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie waluty, które się w nim znajdą, powinny być zapisane w walucie polskiej (przeliczone po kursie z dnia dokonania operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie takich aktów prawnych.